Als Assistenz der Geschäftsleitung übernehmen Sie eine zentrale Schlüsselrolle in unserem Unternehmen. Sie steuern und strukturieren das Tagesgeschäft, koordinieren Termine und Projekte und stellen sicher, dass entscheidungsrelevante Informationen vollständig, präzise und termingerecht vorliegen. In Ihrer Funktion agieren Sie als professionelle Schnittstelle zwischen internen Fachbereichen, externen Partnern und der Führungsebene. Mit hoher Diskretion, ausgeprägtem Organisationstalent und Eigeninitiative entlasten Sie die Geschäftsleitung spürbar – auch in anspruchsvollen, dynamischen Phasen. Bei der HEIM-Gruppe erwartet Sie eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem gut aufgestellten, wachsenden Familienunternehmen, das Innovation und Nachhaltigkeit konsequent vorantreibt.
Ihre Aufgaben
- Strukturierung und Steuerung des Tagesgeschäfts sowie vorausschauendes Termin- und Prioritätenmanagement auf Geschäftsleitungsebene
- Eigenständige Planung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Koordination aller begleitenden Prozesse
- Erstellung, Aufbereitung und Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen – von Präsentationen und Analysen bis hin zu Vertrags- und Beschlussdokumenten
- Professionelle interne und externe Korrespondenz (schriftlich und telefonisch) auf Geschäftsleitungsebene
- Qualifizierte Annahme, Bewertung und eigenständige Bearbeitung eingehender Anfragen oder strukturierte Weiterleitung an die zuständigen Fachbereiche
- Begleitung und Koordination deutschlandweiter Projekte zur Innovation und strategischen Weiterentwicklung der HEIM-Firmengruppe
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion oder vergleichbaren Position, idealerweise im Umfeld der Geschäftsleitung
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick
- Kommunikationsstärke, souveränes Auftreten sowie ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit
- Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit im Assistenzteam
- Strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise mit Blick für Prioritäten und Details
- Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern und auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten
Ihr HEIMVorteil
- Kultur & Gestaltungschance: Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien durch eine offene Unternehmenskultur
- Sicher & fair: Unbefristeter Arbeitsvertrag, attraktive Vergütung, Sonderzahlungen und Prämien
- Vorausschauend & zukunftsorientiert: Betriebliche Altersvorsorge und Unfallversicherung
- Work-Life-Balance & Flexibilität: 30 Tage Urlaub, Flexibilisierung der Arbeitszeiten im Rahmen einer Kernarbeitszeitregelung
- Deine Entwicklung: Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, die sich nach Ihren Stärken richten
- Sportbegeistert: Freitickets für Heimspiele des SSV Ulm 1846 (Fußball) und der Devils Ulm/Neu-Ulm (Eishockey) sowie Fahrrad-Leasing mit JobRad
- Top Ausstattung: Ergonomischer Arbeitsplatz und modernes IT-Equipment
- Weitere Extras: Subventioniertes Mittagessen in der Seeberger Kantine, Mitarbeiterevents, Shoppingrabatte über Corporate Benefits, kostenlose Softdrinks, Kaffee und Obst